Procesforbedringsmodeller
CFN People anvender forskellige procesforbedringsmodeller, som er udviklet på baggrund af vore kunders ønsker og behov samt de udfordringer, de har stået overfor. Vi tager normalt udgangspunkt i en af følgende modeller, når nye arbejdsgange skal implementeres eller eksisterende arbejdsgange skal forbedres:Hvilken model, der er optimal at anvende til en given opgave, afhænger af en række faktorer, som efterfølgende er beskrevet under de forskellige modeller.
Procesdesign og implementering
Procesdesign og implementering tager udgangspunkt i en projektmodel, der grundlæggende følger fem faser:
Princippet er, at de nuværende praksisser afdækkes med henblik på at beskrive nuværende arbejdsgange og udpege de aktiviteter/processer, der fungerer godt, og som skal bibeholdes i den endelige proces.
Herefter beskrives de ideelle praksisser ud fra ”good practice” på området og endelig designes den fremtidige proces ud fra, hvad der synes hensigtsmæssigt og praktisk muligt.
Den fremtidige proces justeres evt. i forhold til værktøjsunderstøttelse (som oftest et it-system) inden den endelige implementering i organisationen.
Modellen er således langt hen af vejen en ”skrivebordsmodel”, der anskuer procesudvikling som et traditionelt projekt: Analyse, design, implementerings-planlægning, implementering og opfølgning.
Fordele:
- Der kan skabes større forandringer, hurtigt, såfremt implementeringen altså lykkes (se ulemperne)
- Alle leverancer er kendt på forhånd
- Designforløbet kan gennemføres med relativt få ressourcer
- God ved implementering af nyt værktøj (it-system), som automatiserer dele af processen (større forandring)
- Det er som oftest meget svært at designe fremtidens praksisser på skrivebordet
- Tung implementering da de nye arbejdsgange er opstået langt fra ”praksis”
Løbende forbedring
Løbende forbedring tager udgangspunkt i en procesmodel, der løbende og iterativt udvikler og implementerer forbedringer til den eksisterende proces. Modellen er inspireret af Kaizen i Lean-tænkningen.Der etableres en solid praksis gennem små trinvise forbedringer i form af løbende videreudvikling af allerede eksisterende arbejdsgange, og undervejs fastholdes de mest bæredygtige procesændringer i form af en kortfattet og enkel procesdokumentation. Modellen kræver således, at der er en eksisterende arbejdsgang.
Fremgangsmåden kan illustreres ved følgende forbedringscirkel:
Det er vigtigt at sætte sig konkrete målbare mål for processen og løbende evaluere og korrigere, som det fremgår af illustrationen. Endvidere er det konsulentens opgave at sikre, at resultatet ligger inden for udfaldsrummet af ”good practice” på området.
Fordele:
- Der kan opnås hurtige, mindre resultater
- Gradvise forandringer kræver mindre forandringsledelse
- Stor fleksibilitet, da man kan springe mellem emner i processen og evt. mellem forskellige processer
- Målet kan glide af sigte
- Den tidsmæssige udbredelse kan blive så lang, at projektet mister fokus
- At de fremspirende processer ikke drager nytte af generel ”good practice” og derfor bliver for dyre at etablere
- Det kan være svært at tilpasse understøttende værktøjer i samme takt om procesændringerne finder sted
Implementering gennem handling
Modellen baserer sig på princippet om ”active learning”, kombineret med et minimum af teori, hvor deltagerne tilegner sig viden og færdigheder ved at gøre det, der skal implementeres. Modellen kan bedst beskrives ud fra ordsproget: ”Hvad jeg hører, det glemmer jeg, hvad jeg ser, det genkender jeg, hvad jeg gør, det lærer jeg.” Modellen tager udgangspunkt i kundens egne konkrete sager. Disse sager håndteres under anvendelse af enkle og effektive arbejdsgange og metoder, som præsenteres af CFN People. Man slipper således for at komme ud i ørkesløse teoretiske diskussioner, fordi organisationen starter med at få indblik via praksis. Fordele:- Mindre teori og mere praksis
- Indsigt før udvikling
- Hurtige resultater
- Kræver relativt få ressourcer
- Relativ let implementering
- Egner sig ikke til alle procesområder/arbejdsgange, eksempelvis tidskritiske, allerede veludbyggede arbejdsgange og arbejdsgange med lille sagsvolumen
- Som kunde har man kun en begrænset indflydelse på initial-processen
- Det kan være svært at tilpasse understøttende værktøjer i samme takt om procesændringerne finder sted